44-24 EL MÉTODO DE INTERACCIÓN COMO ALTERNATIVA AL MEJOR DESEMPEÑO (I)

De Carlos Díaz Llorca en 19 de noviembre de 2024 INTRODUCCIÓN El problema Las reuniones, según las estadísticas, son el mayor consumidor de tiempo de los dirigentes del mundo moderno y, además, son consideradas uno de sus mayores desperdiciadores de tiempo. Datos internacionales reconocen que el 35% del tiempo de un dirigente intermedio se consume en reuniones y esto representa aproximadamente el 15% de los gastos del presupuesto del personal. Un estudio realizado da los resultados siguientes: A mayor número de puntos, mayor duración. A mayor número de participantes, mayor duración. De los puntos planteados en la agenda, el 38% podían haberse resuelto de otra forma. El 55% de los encuestados consideró, que el tiempo fue mal usado. El 50% de los encuestados consideró, que los objetivos propuestos no se cumplen. Las reuniones se demoran en comenzar, como promedio, 20 minutos. En cuanto al grado de preparación de los participantes, sólo el 10% consideró que se prepara; el 54,7% no tiene tiempo y el resto no tiene la posibilidad. Como se deduce de los dos párrafos anteriores, las reuniones presentan grandes problemas, tanto en su preparación, como en su conducción y en su seguimiento. Pudiera, según estas estadísticas, llegarse a la conclusión de que las reuniones son un mal, una enfermedad, y que por lo tanto, es necesario extirparlas, eliminarlas, como parte del trabajo de los dirigentes. Es objetivo de este trabajo el “presentar el método de interacción como una alternativa para el mejor desempeño de las reuniones” DESARROLLO Nada hay más necesario en el trabajo de dirección que una reunión. Las reuniones son necesarias para que la gente se comunique en grupo y pueda llevar a cabo la realización de muchas tareas.  Bien conducida, una reunión crea una dinámica particular, que hace que brote con más facilidad el pensamiento creativo, estimulado por el carácter del trabajo en grupo. Por otro lado, las reuniones son también necesarias por razones de índole psicológica. Por medio de las reuniones, el dirigente se siente miembro del grupo, gana confianza con el grupo y en el grupo, alivia la soledad y la carga de responsabilidad, etcétera. Además, mediante las reuniones, el dirigente tiene una herramienta de trabajo fundamental para influir en el grupo y guiarlo al alcance de los objetivos asignados. En resumen: las reuniones pueden ser muy malas o muy buenas, todo depende de si cumplen sus objetivos y si en la conducción de las mismas se sigue un proceso adecuado. Muchas personas se quejan de ellas, pero no dejan de ser un mal necesario. ¿Qué hay de malo en las reuniones? Tal vez eso no sea la mejor pregunta que debemos formularnos. Como ya hemos planteado, las reuniones son necesarias para poder dirigir en el mundo moderno. El desarrollo de la ciencia y la técnica y la división del trabajo, han llegado a un punto tal que hace extremadamente complejo el proceso de dirección. Además, éste requiere cada día de la participación de más y más personas. Es decir, dirigir cada día adquiere un mayor carácter colectivo, que lleva a que las personas se sientan más vinculadas al proceso de dirección y no un simple instrumento de este. No obstante, si es necesario destacar que en el mundo moderno se han resuelto muchos avances tecnológicos, sobre todo en los últimos veinte años han habido grandes avances en la industria aeronáutica, en la TV, la microelectrónica ha permitido la generación de equipos y la creación de fábricas casi totalmente automatizadas, etc. Incluso podemos destacar que en el plano social han existido cambios en muchos países. En todos los campos ha habido avances, pero no en como conducir una reunión. Nos seguimos reuniendo de la misma manera en que se celebró la primera reunión antes de nuestra era, o sea, en forma parlamentaria. Es decir, donde se reúne un grupo bajo la dirección de una persona responsable, que tiene como funciones la de facilitar la conducción de la reunión, ser miembro activo de ésta, tomar las decisiones adecuadas y registrar los principales acuerdos. Mientras tanto, al resto de los miembros del grupo, solo le queda como tareas la de participar o dar criterios según los rasgos de su personalidad y en algunos casos, tomar nota de lo que se hable o discuta. Evidentemente, la práctica ha demostrado que esta forma de conducir las reuniones eleva a ciertas tendencias negativas, que son las que conspiran contra una buena conducción de las reuniones. Por la proliferación de estas tendencias negativas en el desarrollo de las reuniones, vamos a caracterizarlas para tenerlas identificadas y así poder evitarlas. Con tales propósitos consideramos que una reunión se desarrolla en determinado contexto. Este contexto parte de que la misma se desarrolla a partir de la existencia de determinados problemas, que conforman el estado actual, y debe alcanzar determinados resultados, que vendrían dados por el estado deseado. Entre el estado deseado (resultados) y el estado actual (problemas) hay una brecha que es donde se enmarca “el proceso esencial de la reunión”. Es en este proceso donde se encuentran los tres elementos claves de cualquier reunión: la preparación, la conducción y el seguimiento. Es precisamente en el marco de estas tres partes del proceso donde se encuentran las principales tendencias negativas, que no permiten alcanzar los resultados deseados. En algunos de los cursos que hemos desarrollado con dirigentes de diferentes niveles, hemos realizado algunas encuestas y estas nos han dado como principales problemas o tendencias negativas en el desarrollo de reuniones, las siguientes: En la preparación de la reunión No definir claramente los objetivos. No planificar los tópicos en correspondencia con los objetivos propuestos, lo que conduce a la improvisación. No establecer un tiempo de inicio y terminación de la reunión y en correspondencia el tiempo en que debe desarrollarse cada tópico. No elaboración de una agenda adecuada. A veces la orden del día es más larga y se discuten cuestiones innecesarias. No definición y distribución a tiempo de los materiales a estudiar para prepararse para la reunión. En la conducción de la reunión. Impuntualidad en el inicio. No concentración en los aspectos a discutir. Deficiente control del desarrollo y desvío de los objetivos. Malos hábitos disciplinarios en su desarrollo. Mala conducción y control de los personajes indeseables que suelen presentarse. Se dilata el examen de los asuntos tratados y las hacen largas, agotadoras y reiterativas. Se discuten problemas que no son objeto de análisis. Dirigente mentalmente comprometido o convencido de la respuesta a un problema, quien no deja debatir amplia y libremente a todos los miembros sus criterios y opiniones. Se analizan problemas que no están en el orden del día. Falta de motivación a los miembros del grupo para llevarlos al logro del objetivo fundamental. No dominio de cuando el tema está agotado. Falta de claridad respecto a cuando debe tomarse un acuerdo sobre un problema discutido. No adopción de acuerdos precisos o que expresen lo que se requiere. Terminación de la reunión sin haber precisado si se cumplieron los objetivos para la cual fue citada. En el seguimiento Falta de un procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento. Somos del criterio que los problemas arriba enunciados no totalizan los que se presentan en el desarrollo de las reuniones. Sin embargo, si creemos que son representativos de la situación que está sucediendo y de que las reuniones, como herramienta del proceso de dirección, no son malas en si mismas, sino que lo que son mal tratadas en todas y cada una de las partes que conforman el “proceso esencial de una reunión.” Es necesario destacar, de igual forma, que un criterio generalizado por los encuestados fue que las reuniones se han convertido en un fin en sí mismo y no en una de las tantas herramientas o técnicas de trabajo que el dirigente tiene a su disposición. Es decir, se ha creado un mecanismo tal que, para llevar a cabo el proceso de dirección, todo se hace mediante reuniones. Mediante éstas, todos los problemas a evaluar y decidir se llevan a cabo. Evidentemente, este mecanismo es una deformación del proceso de dirección que se conoce como “reunionismo” y lo que busca es, en última instancia, involucrar a otros en la toma de decisiones, desvirtuando así la responsabilidad que se tiene sobre el problema en particular. Hashtag: #reuniones #método #grupo #interacción #dirigente #