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Una posible solución al problema
Las formas de solución creemos que pueden ser muchas, lo fundamental es tomar conciencia de tales problemas y desarrollar una actitud mental que vaya encaminada a la solución de las mismas. Además, llevar al colectivo que se dirige al espíritu de que es necesario aumentar el nivel de eficiencia en el desarrollo de las reuniones.
No obstante, hay ciertos factores de tipo técnico que son necesario aplicar. Algunos no son tan novedosos, ya eran conocidos, pero estaban olvidados. Otros, si realmente significan una revolución en la conducción de las reuniones y aportan, desde el punto de vista técnico, los avances tecnológicos que estas requerían. Pasemos, entonces, a ver como desarrollar una reunión con éxito.
La preparación
La preparación es un aspecto clave en el desarrollo de cualquier reunión. Si una reunión no está adecuadamente programada, evidentemente en el desarrollo de la misma, lo más probable es que reinen el caos y la anarquía. Tenemos que partir del principio de que la reunión no es un fin en sí misma, sino una herramienta de trabajo y como tal debemos usarla. Pudiéramos hacer el símil de que una reunión es para un dirigente, lo que es estetoscopio y esfigmomanómetro son para el médico.
Es decir, un instrumento de trabajo que está a su disposición y sirve para comprobar la tensión o presión de trabajo del grupo y diagnosticar, en función de poder definir las acciones posteriores. O sea, la reunión es una de las tantas técnicas que un dirigente tiene a su disposición con vistas a utilizarla cuando entienda y sea realmente necesario.
Pero, para que una reunión esté adecuadamente preparada, debe cumplir ciertas reglas.
- Trazar un objetivo. El objetivo es el que va a fijar el horizonte de la reunión, la meta hacia la cual hay que conducir al grupo.
- Definición de los resultados que se esperan alcanzar. Los resultados están muy asociados a los objetivos y de hecho condicionados a ellos. Los resultados son el producto final de cualquier reunión, por tanto, hay de tener un grado de materialización: una identificación de problemas, un análisis de causa, la toma de una decisión en particular ante un conjunto de alternativas, la elaboración de un plan de acción para solucionar un problema, la información clara a los subordinados de un aspecto importante, la creación de una comisión ad hoc (grupo de trabajo), etcétera.
- Concreción de los tópicos a tratar. Siguiendo un proceso de descomposición lógica, de lo general a lo particular, una vez determinados los objetivos y resultados, hay que ver cómo alcanzarlos. Con tales propósitos, hay que definir los tópicos a tratar y el tiempo que se dedicará a cada punto. Una “regla de oro” del desarrollo de cualquier reunión es que los tópicos abarquen en su totalidad los objetivos y resultados en el tiempo definido. La inclusión de nuevos tópicos no debe ser permitida y si, en última instancia, se hace, debe ser la excepción y no una regularidad.
- Evaluación de las personas implicadas. De acuerdo a los objetivos propuestos y a los resultados que se esperan alcanzar, es necesario evaluar cuáles son las personas que invariablemente “tienen” que estar en la reunión. El término “tienen” es preciso porque son personas que están directamente asociados a los objetivos y resultados.
- Determinación de las personas que deben asistir. A una reunión no debe asistir todo el mundo por plantilla, sino sólo aquellos que estén asociados a las temáticas que se van a abordar en la reunión. Incluso los asistentes pueden salir si su tema ya ha sido discutido o entrar en el momento que se examine aquel por el cual debe estar en la reunión.
- Caracterización de las personas asistentes. El conocimiento de la personalidad de cada uno de los participantes en un elemento de control fundamental para dominarlos y no permitir que la reunión se desvirtúe en su contenido, resultados, ni el tiempo programado para su desarrollo.
- Revisión de las condiciones del local. Este punto, que puede parecer trivial, no lo es. Un local, sin condiciones apropiadas al grupo y su tamaño, puede resultar un elemento que desorganice una reunión. Se recomienda que para un mejor aprovechamiento de las energías del grupo y su dinámica, los participantes deben sentarse en semicírculo, o en forma de U, con mesa o sin ella. Se recomienda, incluso, no usar mesas para evitar las barreras entre las personas. A la forma tradicional de sentar a las personas en círculo cerrado o rectángulo, se le señala como desventaja psicológica, que estimula el conflicto y la confrontación interpersonal.
- Adopción del método de toma de decisiones. En la toma de decisiones en grupo podemos encontrarnos tres tipos de soluciones: una conocida como de perder/perder, otra como de ganar/perder, y otra como de ganar/ganar. En el primer caso, el dirigente decide por encima del grupo y sin considerar sus criterios, y por tanto, no gana con ello el grupo, ni él, que se impone. En la segunda, la decisión se toma por mayoría, y por ende, una parte del grupo gana según su criterio, pero otra parte se siente perdida, ya que sus criterios no fueron tomados en cuenta. En la tercera, todo el mundo gana, porque las decisiones fueron tomadas por acuerdo común o consenso.
- Programación detallada de la agenda. La agenda no es un simple documento formal para comunicar el orden del día de una reunión. La agenda es algo más que eso: es un documento informativo que debe servir con vistas a que los participantes se puedan preparar en función de la reunión y conozcan cuál va a ser su rol. En este sentido, una buena agenda debe ser bien elaborada y distribuida, al menos, con 72 horas de antelación. Un modelo de agenda se acompaña al final de este material.
La conducción
En lo referente a la conducción de las reuniones, el problema es distinto. Como vemos en el análisis de las tendencias negativas, es aquí donde principalmente se manifiesta la ineficiencia en las reuniones.
Por esta razón, desde mediados de la década del 70, se está desarrollando en países desarrollados una nueva técnica en la conducción de reuniones, conocido como el Método de Interacción.
Los objetivos que este nuevo método se plantea, son los siguientes:
- Que las reuniones terminen a tiempo.
- Que la reunión se desarrolle según un orden lógico.
- Que se identifiquen los diferentes personajes.
- Que se generen soluciones creativas.
- Que esté definida la responsabilidad de cada cual.
- Que se desarrolle el consenso entre los participantes.
- Que se trabaje en una atmósfera positiva.
Para poder cumplir con estos objetivos, el método considera como uno de sus principios que es necesario hacer “una reestructuración de los elementos que conforman la reunión y el proceso” que se debe seguir. En este sentido, considera que en las reuniones deben participar los siguientes personajes con diferentes roles:
- Un árbitro que haga cumplir las reglas de juego.
- Un anotador que registre todas las jugadas realizadas.
- Un grupo de jugadores que deben buscar soluciones de ganar/ganar.
- Un manager o dirigente que tome las decisiones finales.
Según este principio se rompe con la estructura tradicional parlamentaria y se pasa a una estructura interactiva, donde el dirigente deja de ser el centro de la reunión. En forma esquemática esto pudiera representarse de la forma siguiente:
Como se deduce de los esquemas, el método de interacción parte de otro principio que el dirigente “no debe” ser quien conduzca la reunión. Este otro principio considera que cuando el dirigente conduce la reunión, inhibe al grupo y, además, no puede conducirse de manera cómoda.
El dirigente, aunque no quiera, manipula al grupo e influye en el mismo, ya sea por medio del lenguaje oral o del lenguaje gesticular. En un final, él es el que tiene el poder y su participación puede resultar determinante.
Otro principio del método de interacción es cambiarle las funciones al dirigente. Mientras que en el método parlamentario él era árbitro, jugador, tomador de decisiones y anotador, ahora, según la nueva estructura sólo le quedan las funciones de tomar decisiones y participar, mientras que el resto de los miembros, según los roles asignados, asumen las demás.
En resumen, la clave de todo el método, y es lo que busca fundamentalmente, está en separar el proceso del contenido. De esta forma, el dirigente se incorpora a la reunión mientras que las funciones de procedimiento se las da a otros personajes.
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