TRES VARIABLES DE CUIDADO EN LA DIRECCION. LA BUROCRACIA

26 de julio de 2023

Por Carlos Díaz Llorca

INTRODUCCIÓN

Los temas que vamos a tratar son algo bastante controvertidos. ¿Quién no se ha lamentado de la burocracia y del burocratismo, de los paradigmas y el paradigma, de los dogmas y de los dogmáticos? Sin embargo, en lo cotidiano vivimos en este tipo de ambiente. ¿Es que son males necesarios?

Vemos constantemente en las organizaciones y en nuestra cotidianidad estas manifestaciones y observamos como que algo no se mueve, ni busca el cambio, porque algún dogma no lo permite y define que algo tiene que ser así, ya sea por razones históricas, caprichos o porque, simplemente el protocolo de la burocracia lo concibe así.

Pero, peor aún ¿nos hemos dado cuenta de cuándo nosotros mismos nos encontramos encerrados en alguna situación y nos vemos metido dentro de una camisa de fuerza? Queremos movernos y no podemos hacerlo porque alguna medida burocrática o algún paradigma dominante o algún dogma presente, no nos deja

Las situaciones prácticas del mundo empresarial y de otras organizaciones en general nos llevan a la necesidad de hablar de estas variables desde ópticas diferentes y ver al final cómo integrarlas desde sus diferencias y sus puntos comunes. Creo que si queremos un liderazgo que genere valor hay que atender estar variables que son de cuidado.

Este tema me hacer recordar las temporadas de la serie del Doctor House donde en uno de sus capítulos él tiene que ir a ver a un paciente a prisión porque un condenado a muerte se enfermó. Cuando reconoce al paciente determina que tiene que llevar al reo al hospital para reconocerlo mejor y el alcaide de la prisión le dice “ningún condenado a muerte sale de mi prisión vivo”. ¡Qué clase de situación más cerrada!

Creo que este sencillo ejemplo pone de manifiesto las tres variables que voy  a analizar. La presencia de un protocolo burocrático que no permite ver qué es lo más razonable, el hecho del paradigma de los condenados a muerte y el dogma de que todo condenado a muerte debe morir.

¿Por qué? Porque el protocolo lo establece y tiene que ser así, esa situación él la convierte en un paradigma a seguir y hace de esa teoría todo un dogma.

House consigue a través de un determinado subterfugio sacar de prisión al reo, investigarlo y demostrar que la persona era asesina porque tenía un tumor en el hipotálamo que ante situaciones de disgusto lo alteraba y mataba. Había matado a varias personas.

Sin embargo, era una persona buena que quedó huérfana y educó bien a un hermano menor. Los estudios de House sirvieron como atenuante para quitarle la pena de muerte. Esto fue un hecho real llevado a la televisión con cierta ficción para hacerlo más asimilable ante el público objetivo.

Si el procedimiento de “ningún condenado a muerte sale vivo de mi prisión” hubiera funcionado no se hubiera realizado la investigación clínica llevada a cabo para conocer el efecto del tumor en el hipotálamo y, sin embargo, sí se hubiera ejecutado a alguien relativamente inocente. Tenía que cumplir prisión porque los asesinatos eran reales pero, no se ejecutó la sentencia de muerte.

Otros muchos dogmas he conocido por protocolos establecidos, en la propia medicina porque el presupuesto no lo permite o en decisiones empresariales porque hay algo que limita a los empresarios y muchos otros más en el ámbito de la política donde los partidos establecen fuertes dogmas y por igual en la religión.

A partir de esta situación problemica se puede plantear como problema analizar ¿cómo desarticular las trabas derivadas de estas variables de cuidado presentes en las organizaciones?

Teniendo presente los criterios antes expresados, puedo decir que el objetivo de este trabajo está asociado a “identificar aquellos factores que suelen estar presentes al considerar las variables de cuidado en los procesos de dirección”.

BUROCRACIA

Para hablar de la burocracia considero necesario hablar de ciertas cuestiones presentes en el campo de la administración de organizaciones, que sirven de fuente a su deformación, el burocratismo.

Terminando el siglo pasado, mi difunto amigo Armando Pérez Betancourt y yo nos pusimos de acuerdo para hacer un libro. El libro que hicimos lo titulamos “Lo que todo empresario cubano debe conocer” y se publicó a finales de 1999, por lo que fue presentado en la Feria del Libro del actual siglo.

El libro toca temas muy interesantes del mundo de las empresas, casos y situaciones reales derivadas de las experiencias de Armando y mía. Pero, uno de los temas tratados se llamó “Guerra contra el burocratismo”.

Este tema lo tocamos en cuatro partes, una de ella bajo el título de “La burocracia como teoría”. En esta explicamos como la burocracia es la conjugación de la teoría con la práctica y es tan vieja como la sociedad. Así decimos que la burocracia nació por la necesidad de contar con un mayor orden en las empresas y producto de las reivindicaciones de los trabajadores por un tratamiento imparcial.

Fue Max Weber, sociólogo alemán, quien le dio cuerpo a la teoría de la burocracia y la explicamos “como modelo de organización enmarcado dentro del enfoque estructuralista de la dirección, que es propio para que el trabajo se realice racionalmente mediante una división funcional de las tareas y estableciendo una jerarquía que opera de acuerdo a un conjunto de normas y procedimientos, para alcanzar los fines propuestos”. Weber plantea que el burócrata es la persona que sigue los procedimientos establecidos y sirve a los objetivos de la organización.

Es decir, el burócrata es el que ejecuta lo establecidos en los procedimientos en cuanto a cómo operar en la empresa.

Robert K. Merton fue el principal crítico de esta teoría y le plantea como defectos los siguientes:

1. Despersonificación de las relaciones.
2. Sobrevaloración de las normas.
3. Centralización de las decisiones.

Con estos criterios plateamos que Merton dice que esto no lo previó Weber y trae otras consecuencias secundarias como:

1. Rigidez en el comportamiento de los participantes.
2. Exagerado apego a los reglamentos.
3. Excesivo formalismo.
4. Exhibición de señales de autoridad.
5. Dificultad en la atención de clientes y posibles conflictos entre público y funcionarios.
6. Tendencias de los participantes a defenderse contra presiones externas.
7. Conformismo.
8. Resistencia.

Muchos de estos problemas conllevan a que las empresas u organizaciones se anquilosen esperando definiciones de los niveles superiores, se desarrolla entonces una cultura de la espera y, por tanto, se frena la creatividad y el desarrollo a la renovación y a la innovación”. Es decir, operan todas las características que generan el burocratismo, su deformación.

En una parte del libro se destaca que la teoría de Weber no se puede evaluar de mala, es un sistema social racional, puro, que parte del presupuesto de que las reacciones y los comportamientos humanos pueden preverse en normas racionales. Pero, ¿qué es criticable en esta teoría? Todo aquello que se deriva de sus deformaciones y de las consecuencias secundarias que de ella se arrastra: el burocratismo.

Por tanto, burocracia y burocratismo no es lo mismo. La burocracia es un enfoque dentro de la dirección. El burocratismo es su deformación, que se manifiesta en un mal empleo de las reglas establecidas.

Puntualizamos aquí: el burocratismo es una actitud mental, una forma de ver los hechos del comportamiento donde prevalece el formalismo. Por eso, señalamos que dentro del burocratismo prevalecen algunas personas que establecen sus propias teorías: los bobos, que trabajan con la bobocracia y los burros, que trabajan con la burrocracia

Uno de los trasfondos que tiene el burocratismo es cultural. El tener que actuar según las reglas crea un sabor amargo que hace cambiar el sistema de valores de muchas personas que comenzaron a trabajar con buenos propósitos.

Con esto queda demostrado que ninguna organización logrará el éxito donde existan normas rígidas que nieguen la innovación y la creatividad, luego es necesario abandonar el modelo burocrático porque llega a ser dogmático. Es lo establecido

Pero, abandonar el modelo burocrático no es un proceso fácil ni sencillo, es un problema de tiempo, que requiere ir haciendo transformaciones culturales en los grupos humanos, requiere cambiar las formas de pensar y de actuar.

Luego, viene la pregunta ¿qué hacer entonces? Al respecto señalamos que hay que contrarrestar los efectos negativos que se derivan de este modelo, para ello es importante tener en cuenta aspectos como los siguientes:

1. La dinámica y la flexibilidad deben ser las características del comportamiento de los participantes.
2. Las normas y los procedimientos tienen que existir para regular los papeles pero, no ser tan rígidos, ni específicos que inmovilicen o se conviertan en una camisa de fuerza.
3. Las organizaciones necesitan controles, más el control no puede convertirse en un freno, en una traba, en un objetivo por sí mismo.
4. La orientación del trabajo de las empresas a los clientes tiene que verse como una situación de principio.
5. Hay que luchar contra toda manifestación de absolutizar las reglas, de convertirlas en dogmas, en símbolos estereotipados
6. Y lo más difícil, luchar contra cualquier forma de burocratismo, esto tiene que llegar a ser una actitud mental, de lucha, de enfrentamiento.

Sin embargo, hoy nos damos cuenta que estamos profundamente penetrados por una mentalidad de burocratismo que llega a verse como una manera normal de actuar y por eso llegamos a decir que nos cala hasta los tuétanos.

Se ha creado una cultura de burocratismo que la reflejamos como cuestiones evidentes y la vemos como natural. Las reglamentaciones nos han creado una cultura de ideas únicas, dominantes y somos incapaces de ver la misma situación desde otros ángulos, con una mentalidad abierta. No aceptamos el cambio.

Ya he dicho en otras oportunidades que para disminuir en alguna medida el burocratismo lo primero que hay que hacer es simplificar las estructuras Hay una tecnoestructura muy fuerte y muy dominante.

Para buscar solución al burocratismo, ante todo, hay que disminuir la burocracia, hay que simplificarla. Hay que aumentar la gente que esté en la concreta y disminuir al máximo la gente que está en la periferia. Hay que declararle la guerra al burocratismo, combatir todo exceso de formalismo, todo lo que conspire contra la eficiencia y sobre todo contra la eficacia. Nuestro grito de guerra tiene que ser ¡abajo el burocratismo!

Trabajemos por las soluciones, no por los problemas.

Pensemos en una relación costo beneficio, ¿cuánto nos cuesta la burocracia que tenemos y cuánto beneficio logramos? Hay muchas gentes diciendo lo que se debe hacer y no hacen ellos, hay muchos lugares tramitando papeles que no se integran en un flujo único ni agregan valor a los procesos, hay muchas personas supervisando y haciendo recorridos que no dejan trabajar.

En un momento que intervenía en una empresa, el director me mostró como en un mes recibía la visita de 26 instituciones de la periferia que venían a controlar y no estaban en la concreta. ¿Es posible trabajar así, son estos controles eficientes y eficaces, así como necesarios? ¿Cuál es el costo de todo esto?

Creo que todo esto es muy costoso y por eso digo ¡abajo la burocracia y el burocratismo! Las organizaciones requieren de una real autonomía y se evalúen por los resultados, utilizando técnicas como el control por excepción.

CONCLUSIONES

La burocracia no se puede evaluar de mala, es un sistema social racional que parte del presupuesto de que las reacciones y los comportamientos humanos pueden preverse en normas racionales.

El burocratismo es una actitud mental, una forma de ver las situaciones con exceso de formalismo.

Ninguna organización logrará el éxito donde existan normas rígidas que nieguen la innovación y la creatividad.

Para buscar solución al burocratismo, ante todo, hay que disminuir la burocracia, hay que simplificarla.

Hay que declararle la guerra al burocratismo, combatir todo exceso de formalismo, todo lo que conspire contra la eficiencia y sobre todo contra la eficacia.